Comment organiser un événement de collecte de fonds

Que vous souhaitiez vous impliquer dans l'activisme ou que vous ayez besoin de collecter des fonds pour une cause proche de vous, une activité de financement est un moyen amusant et efficace de le faire. Choisissez une cause et un type d'événement, puis trouvez un endroit où organiser l'événement. Planifiez l'événement et organisez toutes les fournitures, les services et le personnel nécessaires pour que la logistique soit prise en charge. Faites la promotion de la collecte de fonds et vendez des billets pour que les gens viennent réellement. Le jour de l'événement, assurez-vous de vous préparer à la collecte de fonds bien à l'avance pour vous assurer qu'elle se déroule bien. Bientôt, vous collecterez des fonds pour quelque chose d'important pour vous et aiderez les autres!

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Partie un sur 6: Choisir un type d'événement

1. un Définissez la cause de votre activité de financement. Choisissez une cause ou un problème qui vous tient à cœur si vous souhaitez collecter des fonds pour une cause caritative. Notez les raisons pour lesquelles vous souhaitez collecter des fonds s'il s'agit d'une cause personnelle, telle quecollecter des fonds pour votre équipe sportive.
   • Par exemple, vous pouvez choisir de collecter des fonds pour la lutte contre le cancer, lecrise humanitaire au Soudan, ou la bataille contre les incendies de forêt en Australie. Choisissez une seule question importante à la fois pour laquelle vous souhaitez collecter des fonds pour éviter d'être submergé.
   • Si vous ne savez pas pourquoi vous souhaitez collecter des fonds, mais que vous savez que vous souhaitez vous impliquer dans la collecte de fonds, essayez de parler aux organisations de votre communauté. Les refuges pour sans-abri, les organisations d'anciens combattants, les écoles et les bibliothèques ont souvent besoin de financement, et vous aurez un impact réel sur place dans votre propre communauté.
2. 2 Définissez votre objectif de collecte de fonds. Déterminez le montant d'argent que vous souhaitez déduire, c'est-à-dire le montant qui vous reste après avoir soustrait les dépenses, en calculant le montant dont vous avez besoin ou que vous souhaitez collecter pour la cause. Avoir ce numéro à travailler vous aidera à planifier le reste de l'événement.
   • Par exemple, si vous collectez des fonds pour lutter contre les incendies de forêt en Australie, vous pouvez vous fixer un objectif net de 10 000 dollars à faire des dons à des organismes de bienfaisance qui aident cette cause. Cela signifie que vous souhaitez amasser 10 000 $ pour la cause, plus suffisamment pour couvrir les dépenses de l'événement de financement.
   • Si vous collectez des fonds pour quelque chose comme une équipe sportive, vous pouvez calculer le montant dont vous avez besoin pour des choses comme le nouvel équipement ou les frais de déplacement pour vous aider à définir votre objectif. Si vous avez besoin de 1 000 $ pour de nouveaux maillots et de 4 000 $ pour vous rendre à un tournoi, vous fixeriez un objectif net de 5 000 $.
   • Il est préférable d’être totalement transparent avec vos donateurs et sympathisants sur la destination des fonds que vous collectez.
3. 3 Choisissez un public cible en fonction de qui, selon vous, se soucie de votre cause. Pensez à l'objectif de votre événement de collecte de fonds et décidez s'il s'adressera à un public général ou s'il ciblera un public plus spécifique, comme les amis et la famille des membres de votre équipe sportive, les gens d'affaires ou les parents. Cela vous aidera à choisir le type d'événement et à déterminer qui et combien de personnes inviter.
   • Par exemple, une grande cause caritative, comme la collecte de fonds pour les enfants au Soudan, peut avoir un public cible plus large et plus général, car il s'agit d'un problème mondial plutôt que local.
   • Si vous collectez des fonds pour une cause plus personnelle, comme les factures de vétérinaire d'un animal, il serait plus logique de limiter l'audience à la famille, aux amis et aux membres proches de la communauté immédiate auxquels la cause est plus pertinente.
4. 4 Créez un budget. Faites une liste de toutes les choses pour lesquelles vous savez que vous devrez dépenser de l'argent pour l'événement. Incluez des éléments tels que le personnel, l'espace événementiel, la nourriture et les boissons, les invitations, les conférenciers invités ou les artistes, et tout autre article ou service qui coûtera de l'argent.
   • Si vous ne connaissez pas encore le prix exact de tout ce que vous devrez payer, c'est OK. Vous pouvez créer une feuille de calcul avec toutes les dépenses répertoriées, puis la remplir avec les coûts estimés de chaque article tout en poursuivant la planification.
   • Vous pourrez peut-être obtenir des services, des articles et même un espace événementiel donnés par des entreprises ou des organisations locales. Expliquez-leur que vous organisez un événement de collecte de fonds pour votre organisme de bienfaisance et qu'ils peuvent aider une bonne cause et faire connaître leur entreprise en faisant un don à votre événement.
5. 5 Sélectionnez le type d'événement à organiser en fonction de votre public et de votre budget. Choisissez d'organiser quelque chose de traditionnel comme un lave-auto, une vente aux enchères silencieuse ouun dînersi vous ne vous sentez pas trop créatif. Essayez quelque chose de différent comme une course, un combat dans l'eau ou un tournoi de ballon chasseur si vous voulez faire quelque chose de plus unique et amusant.
   • Par exemple, si vous organisez une collecte de fonds au profit du groupe de votre école, vous pouvez organiser une vente de pâtisseries ou un carnaval.
   • Assurez-vous que l'événement est une expérience amusante à participer. Vous pourriez avoir des conférenciers invités, un groupe, des activités après le dîner, ou tout ce que vous pouvez proposer pour divertir les invités et les intéresser. Faire preuve de créativité!
   • Lorsque vous réfléchissez à des idées pour l'événement, vous pouvez choisir entre des événements axés sur les services, tels que des lavages de voitures, et des événements basés sur des compétitions, comme des tournois sportifs.

   Conseil : N'oubliez pas de tenir compte de l'objectif de la collecte de fonds, de votre budget et du public cible lorsque vous choisissez le type d'événement à organiser. Par exemple, vous ne voudriez pas vous lancer dans une bataille d’eau si votre public cible est constitué de personnes âgées.

6. 6 Trouvez un endroit pour organiser l'événement. Recherchez de grands espaces événementiels intérieurs comme des écoles, des établissements vinicoles, des restaurants ou des centres de conférence si votre événement se tiendra à l'intérieur. Recherchez des espaces extérieurs comme des parcs ou des terrains de sport si vous organisez un événement en plein air.
   • Vous pouvez essayer de savoir où d'autres événements similaires ont eu lieu et demander la disponibilité de ces lieux.
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Partie 2 sur 6: Planification de la collecte de fonds

1. un Planifiez une date et une heure. Assurez-vous que l'espace dans lequel vous souhaitez organiser la collecte de fonds est disponible au jour et à l'heure que vous souhaitez et réservez-le. Laissez suffisamment de temps entre maintenant et la date de l'événement pour que les invités puissent répondre, le cas échéant.
   • Ne planifiez pas votre événement les mêmes jours que les jours fériés importants ou d'autres grands événements pour éviter les conflits et maximiser le nombre de participants.
2. 2 Visitez les installations de l'emplacement choisi pour planifier l'organisation de l'événement. Assurez-vous qu'il y a suffisamment d'espace et découvrez les fournitures disponibles, le cas échéant. Faites une carte de l'espace et dessinez où différentes choses se dérouleront le jour de l'événement.
   • Par exemple, si vous organisez une collecte de fonds dans un espace événementiel comme un centre de conférence, ils ont probablement des choses comme des microphones, des systèmes de sonorisation et d'autres appareils électroniques disponibles à emprunter ou à louer.
   • Si vous organisez une collecte de fonds en plein air, assurez-vous de planifier l'emplacement des activités telles que le stationnement et les kiosques de concession.
3. 3 Avisez les autorités compétentes et remplissez tous les documents requis. Faites des recherches en ligne ou parlez à d'autres personnes qui ont organisé des collectes de fonds dans votre région pour savoir quels permis sont nécessaires. Remplissez tous les documents requis et payez les frais pour vous assurer que votre événement est légal et éviter toute amende ou autre problème.
   • Par exemple, si vous organisez une tombola, vous devrez peut-être parler à l'autorité de jeu. Si vous vendez de la nourriture, vous devrez peut-être consulter le service de santé.
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Partie 3 sur 6: Organisation de l'événement

1. un Achetez toutes les fournitures nécessaires. Reportez-vous à votre liste d'articles que vous avez créés pour votre budget. Achetez autant de fournitures que possible à l'avance et assurez-vous de savoir où trouver tout ce dont vous avez besoin juste avant l'événement.
   • Par exemple, pour une vente aux enchères silencieuse, vous aurez besoin d'éléments tels que des tables, des presse-papiers, du papier, des stylos et des dons de biens et de services à vendre aux enchères.
   • Si vous prenez un repas lors de votre événement, vous aurez besoin de choses comme de la nourriture, des boissons, des verres, des assiettes et des couverts.

   Conseil : Vous pouvez louer des articles plus volumineux que vous n'utiliserez qu'une seule fois, comme des tables et des chaises, auprès d'une société de location de matériel événementiel.

   
   
   
2. 2 Réservez tous les services dont vous avez besoin pour l'événement. Embauchez le personnel dont vous avez besoin, comme le personnel de sécurité ou les serveurs. Planifiez un service de restauration, des divertissements et tout ce dont vous avez besoin pour la collecte de fonds.
   • Par exemple, si vous souhaitez avoir des divertissements en direct lors de l'événement, réservez un groupe à l'avance. Si vous souhaitez contrôler étroitement l'entrée, engagez un agent de sécurité pour vous rendre à la porte d'entrée. Si vous servez de la nourriture, réservez une équipe de traiteurs pour fournir la nourriture et servir les invités.
3. 3 Rassemblez une équipe de bénévoles pour organiser l'événement. Parlez à vos amis, à votre famille, à des personnes que vous connaissez qui soutiennent votre cause et demandez-leur s'ils sont prêts à vous aider dans le cadre de votre collecte de fonds. Rassemblez suffisamment de bénévoles pour vous aider avec les activités pré-événement et pour vous aider à organiser l'événement lui-même.
   • Le nombre de bénévoles dont vous avez besoin dépend de la taille de l'événement. Vous pouvez faire une liste de tous les différents rôles et responsabilités pour lesquels vous souhaitez obtenir de l'aide pour décider du nombre de bénévoles dont vous avez besoin.
4. 4 Déléguez des tâches de leadership et d'autres responsabilités à votre équipe événementielle. Une fois que vous avez une équipe constituée, attribuez des tâches aux membres de votre équipe et assurez-vous que chacun comprend son travail ou sa tâche particulière. Encouragez les membres de l'équipe à poser des questions s'ils ne sont pas certains de leur mission ou de leurs responsabilités.
   • Par exemple, si vous organisez une enchère silencieuse, vous aurez peut-être besoin de 1 à 2 personnes pour vous aider avec le marketing et la vente de billets avant l'événement. Ensuite, vous aurez peut-être besoin d'une personne pour recevoir les dons et gérer l'argent le jour de l'événement, d'une personne pour diriger les invités dans le parking et d'une personne pour amener les invités à leur place.
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Partie 4 sur 6: Marketing de la collecte de fonds

1. un Faites la promotion de l'événement de collecte de fonds en ligne. Utilisez les réseaux sociaux, le courrier électronique et éventuellement un site Web pour commercialiser l'événement. Créez des pages pour l'événement sur Facebook et Instagram pour en faire la publicité.
   • Si vous ne faites qu'une collecte de fonds ponctuelle, il peut ne pas être judicieux de vous consacrer à la création d'un site Web pour l'événement. Cependant, si vous vous voyez en lancer plus, cela vaut la peine de consacrer du temps et des efforts à créer au moins un site Web de base que vous pouvez utiliser comme page de destination avec des informations sur l'événement.

   Conseil : Demandez à vos amis, à votre famille et aux partisans de votre cause de promouvoir l'événement via leurs réseaux sociaux. Vous pouvez également essayer de demander aux entreprises locales si elles seraient disposées à promouvoir votre événement via leurs réseaux sociaux.

2. 2 Envoyez des e-mails à tous vos contacts. Créez plusieurs e-mails, y compris une annonce initiale et 2-3 e-mails de suivi annonçant l'événement, qui incluent des liens vers tous les canaux de médias sociaux de l'événement et des informations sur la façon d'acheter des billets, de faire un don et de participer. Envoyez ces e-mails à tous vos contacts personnels.
   • Vous pouvez également demander à vos amis, votre famille et vos supporters de transférer ou d'envoyer chaque e-mail à leurs listes de contacts afin de faire passer le mot à plus de personnes.
3. 3 Utilisez les médias traditionnels pour annoncer la collecte de fonds. Prenez un espace publicitaire dans un journal local si vous pouvez vous le permettre ou contactez le service éditorial pour essayer d'obtenir une couverture médiatique de l'événement. Contactez les stations de radio et de télévision locales pour voir si elles donneront une couverture de l'actualité de votre événement.
   • Vous pourriez envisager d'autres formes de médias traditionnels, tels que des affiches et des dépliants, mais gardez à l'esprit que ces méthodes ne sont pas très respectueuses de l'environnement. Ne les utilisez que si vous le jugez absolument nécessaire pour faire passer le message.
4. 4 Pré-vendre des billets pour l'événement. Utilisez un site Web gratuit, tel qu'EventBrite, pour vendre des billets en ligne. Demandez aux entreprises locales si elles sont disposées à devenir des points de vente pour les billets physiques et faites de la publicité pour les endroits où les billets sont disponibles lorsque vous commercialisez l'événement.
   • Vous pouvez offrir une réduction «lève-tôt» pour encourager les gens à acheter tôt.
   • Vous pouvez également offrir une réduction de groupe pour encourager les gens à en parler à leurs amis et à réserver en groupe.
   • Envisagez un événement VIP Early Access. Par exemple, si vous organisez une vente aux enchères silencieuse, vous pouvez facturer des frais supplémentaires pour les billets VIP qui permettent aux détenteurs de participer à la vente aux enchères plus tôt et de voir les marchandises. Ou, si vous organisez un concert-bénéfice, vous pouvez organiser une rencontre avant le concert pour les VIP.
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Partie 5 sur 6: Préparer les finances

1. un Ouvrir un compte bancaire si nécessaire dans votre région. Dans de nombreux États américains, par exemple, vous devez ouvrir un compte bancaire pour votre organisme de bienfaisance si vous souhaitez recevoir des dons du public. Faites des recherches en ligne pour savoir si cela est nécessaire là où vous vivez.
   • Mettez un nom sur le compte pour être sûr qu'il est clair à des fins fiscales. Par exemple, si vous collectez des fonds pour un enfant du nom de Susan Baker, qui suit un traitement contre le cancer, attribuez au compte un nom comme «Susan Baker Donation Fund».
2. 2 Obtenez un coffre-fort et changez-le si vous prévoyez de recevoir des dons en espèces et par chèque. Rangez les espèces et les chèques que vous recevez dans la boîte aux lettres. Gardez également la monnaie dans le coffre ou demandez à la personne responsable des dons de garder la monnaie dans un sac banane ou un sac d'argent.
   • Si vous recevez des dons par chèque, imprimez ou écrivez un grand panneau clair indiquant aux donateurs à qui les chèques sont payables que vous pouvez placer dans un endroit visible pendant l'événement.
3. 3 Acquérir le bon équipement si vous souhaitez recevoir des paiements par carte de crédit. Procurez-vous un distributeur de cartes de crédit ou un appareil de paiement mobile, tel que Square, qui fonctionne avec les téléphones mobiles si vous souhaitez recevoir des paiements par carte.
   • Sachez que Square a des frais et que les sociétés de cartes de crédit prélèvent un pourcentage de chaque vente comme paiement.
   • Vous pouvez également créer un compte PayPal pour vous aider à recevoir des dons.
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Partie 6 sur 6: Configuration et exécution de l'événement

1. un Commencez la mise en place la veille ou très tôt le jour de l'événement. Il y a toujours des problèmes de dernière minute qui causent des retards, alors assurez-vous de commencer à vous préparer bien avant l'heure de début de votre événement. Demandez si vous pouvez organiser le jour ou la nuit avant l'événement si vous l'hébergez dans un espace intérieur, ou arrivez tôt le matin pour commencer à installer le jour de l'événement pour vous assurer que tout se passe bien.
   • Essayez de faire appel à une équipe de bénévoles pour aider à la mise en place en demandant aux amis, aux familles et aux grands partisans de votre cause s'ils sont prêts à venir vous aider à vous installer.
2. 2 Faites une séance d'entraînement de l'événement avec n'importe quel personnel de l'événement après la mise en place. Assurez-vous que chacun sait où il est censé être pendant l'événement et quelles sont ses responsabilités. Cela garantira le bon déroulement de l'événement et il n'y aura pas de confusion parmi les assistants.
   • Par exemple, s'il y a un parking à l'événement, demandez à l'un de vos assistants de s'exercer à diriger un trafic imaginaire. Si quelqu'un doit asseoir des invités, demandez-lui de répéter comment il va procéder.
3. 3 Fournissez des instructions claires aux clients. Assurez-vous que les participants savent exactement où aller et quelle est la fonction de chaque espace. Créez des panneaux ou des documents avec des détails sur l'événement, comme une chronologie et une carte.
   • Par exemple, si vous organisez une enchère silencieuse, faites de grands panneaux indiquant où les enchères peuvent être déposées, où les gens vont payer et toute autre information nécessaire.

   Conseil : Si vous avez besoin de fournir des instructions verbales pendant l'événement, assurez-vous de mettre en place un système audio et un microphone et de les tester avant l'arrivée des invités.

4. 4 Confiez à quelqu'un la responsabilité de recevoir et de gérer les dons. Mettre en place une table de dons et affecter un bénévole à la table à tout moment pour collecter les dons et gérer l'argent. Fournissez-leur un coffre-fort pour les espèces et les chèques ainsi que le matériel nécessaire pour prendre tout autre mode de paiement, comme un distributeur de cartes de crédit ou un système Square.
   • Assurez-vous que quelqu'un surveille le tableau de l'argent et des dons en tout temps. Si le responsable principal a besoin de se lever et d'aller aux toilettes ou quelque chose comme ça, assurez-vous que quelqu'un les remplace temporairement.
5. 5 Engagez-vous avec les invités pendant l'événement. Soyez positif et énergique. Demandez aux invités s'ils passent un bon moment et s'ils ont des commentaires. Faites-leur savoir à quel point vous êtes reconnaissant pour leur présence et leur générosité.
   • Pensez également aux moyens de susciter l'intérêt des clients en ligne. Par exemple, vous pouvez créer un hashtag pour l'événement et demander aux invités de partager leurs expériences via les médias sociaux avec le hashtag. Vous pouvez également créer un filtre d'événements sur Instagram et demander aux invités de télécharger des photos à l'aide du filtre lorsqu'ils sont présents.
6. 6 Envoyez des remerciements aux supporters et aux invités une fois l'événement terminé. Publiez des messages généraux de gratitude aux supporters, donateurs, bénévoles et invités sur les réseaux sociaux dès que l'événement est terminé. Envoyez des remerciements personnalisés par e-mail à toute personne dont vous avez les coordonnées pendant 1 à 2 jours après l'événement.
   • Assurez-vous d'inclure des informations sur le montant d'argent que vous avez pu collecter et rappelez à tout le monde à quoi servira l'argent.
   • Fournissez toute information pertinente sur la manière dont les gens peuvent continuer à soutenir la cause. Par exemple, des liens vers des organismes de bienfaisance qui reçoivent des dons continus pour quelque chose comme la faim dans le monde.
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Questions et réponses de la communauté

• Question Comment promouvoir ma collecte de fonds?Rob Wu
  Expert en collecte de fonds numérique et financement participatif, Rob Wu est le PDG de CauseVox, une plateforme de collecte de fonds numérique conçue pour les organisations à but non lucratif. CauseVox travaille pour aider les bienfaiteurs à collecter plus d'argent avec moins d'efforts. Rob a collecté plus de 200 000 $ pour ses propres projets de financement participatif à but non lucratif, et son travail a été reconnu par CNN, Christian Science Monitor et le Wall Street Journal.Rob WuRéponse d'expert en collecte de fonds numérique et financement participatif Envoyez des courriels aux personnes que vous connaissez et aux donateurs potentiels qui expliquent ce que vous essayez d'accomplir.
• Question Pouvez-vous être trop jeune pour organiser une collecte de fonds? J'ai moins de 13 ans. Vous avez peut-être besoin de l'aide d'un adulte, mais vous n'êtes jamais trop jeune pour faire une collecte de fonds. Ma fille en a fait un quand elle avait 8 ans.
• Question Que dois-je écrire sur les flyers? Vous ne devriez écrire que des points clés accrocheurs, tels que le nom des événements et ce qui sera offert (Jeux! Raffles! Nourriture!) Etc. Assurez-vous d'inclure le nom de la personne à qui l'événement est destiné et le nom de qui l'exécute. Incluez éventuellement des sponsors.
• Question Où puis-je organiser une activité de financement? Certaines options sont un gymnase local, un parc, une église ou un centre communautaire.
• Question La vente de nourriture est-elle une bonne idée d'événement de collecte de fonds? Oui, et de nombreuses organisations ont collecté les fonds nécessaires grâce à des activités comme la vente de pâtisseries.
• Question Comment puis-je trouver quelqu'un qui est un bon planificateur de collecte de fonds pour en planifier un pour moi? Internet est généralement un bon point de départ. Assurez-vous de vérifier et assurez-vous que la personne que vous regardez a une réputation établie en tant que bon planificateur. N'hésitez pas à lancer une recherche rapide sur Google sur tout ce que vous trouvez. Recherchez des éléments tels que des témoignages de clients et des critiques si vous le pouvez. N'oubliez pas que les petits gars moins connus sont parfois tout aussi bons, vous pouvez donc tenter votre chance.
• Question Puis-je organiser une activité de financement à l'extérieur? Les événements extérieurs sont une excellente idée tant qu'il fait beau et que vous êtes propriétaire de la propriété. S'il s'agit d'une propriété qui ne vous appartient pas, vous aurez besoin de l'autorisation du propriétaire foncier avant de pouvoir continuer.
• Question Ai-je besoin de documents juridiques pour organiser une activité de financement? Cela dépend des événements spécifiques qui auront lieu lors de la collecte de fonds. Par exemple, si vous organisez un tirage au sort ou vendez des billets 50/50, vous devriez vérifier auprès de vos autorités de jeu locales. De plus, si vous servez ou vendez de l'alcool, vous devriez vous renseigner sur un permis d'alcool.
• Question À quoi devraient ressembler les décorations pour une tombola? Vous pouvez placer des pancartes, des affiches et d'autres formes de publicité sur le stand où vous vendez les billets de tombola. Utilisez beaucoup de couleurs et, si possible, affichez les prix.
• Question Puis-je engager des danseurs, des musiciens et des artistes pour mon projet de financement? Oui. Vous devez vous assurer que les artistes interprètes sont appropriés pour votre événement et vous assurer que vous avez leur paiement et tous les matériaux, fournitures ou équipements nécessaires. Vous pourrez peut-être même trouver des artistes prêts à donner de leur temps pour votre cause.